Как долго хранить документы?

Как долго хранить документы?

На предприятии есть документы, составленные более трех лет назад. В этот период выездные налоговые проверки не проводились. Можем ли мы уничтожить документы или нужно ждать, пока не будет проведена проверка?

(г. Полтава)

* * *

Об обязанности хранения документов большинство субъектов хозяйствования знает благодаря Перечню типовых документов, утвержденному приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. №41 (далее — Перечень №41), который является основным нормативным актом при определении сроков хранения документов и их отбора для отнесения в состав Национального архивного фонда Украины либо для уничтожения документов (п. 1.1 Перечня №41) и предназначен для использования всеми органами государственной власти, местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от форм собственности, а также физическими лицами — субъектами предпринимательской деятельности (абзац второй п. 1.3 Перечня №41).

В самом общем виде все документы в зависимости от сроков хранения можно разделить на такие группы:

1) документы постоянного хранения. К таким документам, в частности, относятся документы Национального архивного фонда (культурная ценность таких документов устанавливается соответствующей экспертизой; в течение года с начала деятельности предприятие должно обратиться к одному из государственных архивов по месту своего нахождения для проведения экспертизы ценности документов с целью их возможного отнесения к Национальному архивному фонду);

2) документы с установленным сроком хранения, после истечения которого они могут быть уничтожены. Документы этой группы в свою очередь делятся на:

а) документы длительного (более 10 лет) хранения, в частности документы по личному составу (срок хранения составляет до 75 лет); для некоторых документов Перечень №41 определяет срок хранения путем указания «75 лет — «В», где «В» означает возраст человека на момент завершения дела (продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством составляет разницу между 75 годами и возрастом лица на момент завершения дела);

б) документы временного (до 10 лет включительно) хранения.

Исчисление сроков хранения документов согласно п.п. 2.9 Перечня №41 осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Правда, какой момент считать завершением делопроизводства, Перечень №41, к сожалению, не указывает. Есть основания считать, что если, к примеру, приказ датирован 02.12.2011 г., а подшит в дело, заверительная надпись на котором составлена 03.01.2012 г., отсчитывать предусмотренный Перечнем №41 для соответствующих документов срок хранения нужно с 01.01.2013 г.

Срок хранения документов, для которых в Перечне №41 стоит отметка «пока не исчезнет необходимость», определяется самими предприятиями.

Перечень №41 для обозначения срока хранения некоторых документов использует отметку «до ликвидации организации». Это означает, что такие документы хранятся до того, как будет инициирована процедура ликвидации предприятия, после чего они подлежат экспертизе ценности, по результатам которой те из документов, которые затрагивают права граждан и интересы государства, передаются в соответствующие архивные учреждения. Документы, имеющие срок хранения, обозначенный пометкой «постоянно», также подлежат экспертизе ценности, после чего они либо относятся к составу НАФ, либо уничтожаются (п. 2.10 Перечня №41).

Подчеркнем, сроки хранения документов, определенные Перечнем №41, являются минимальными, их нельзя сокращать {1} (п. 2.11 Перечня №41), однако они могут быть продлены, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретной организации («Налоги и бухгалтерский учет», 2009, №19, с. 10). Впрочем, не исключен и вариант досрочной передачи документов на государственное хранение. Однако подобная операция осуществляется на платной основе.

Отметим, что приказом Минюста от 12.04.2012 г. №578/5 утвержден новый Перечень типовых документов («Налоги и бухгалтерский учет», 2012, №39), но он начнет действовать только 01.01.2013 г. В аспекте рассматриваемого вопроса его вступление в силу кардинальных изменений не повлечет.

Уничтожению документов, срок хранения которых истек, должно предшествовать составление акта об изъятии документов для уничтожения. Специальная форма такого акта либо обязательные для включения в него реквизиты законодательством не предусмотрены (письмо Госкомархива от 07.06.2006 г. №03-622), поэтому он может быть составлен в произвольной форме с соблюдением принятых в делопроизводстве правил оформления документов. После этого акт об изъятии документов для уничтожения должен быть рассмотрен экспертной комиссией предприятия. Эта обязанность не распространяется на физлиц-предпринимателей (письмо Госкомархива от 28.07.2004 г. №01-1113). Кроме того, для документов длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед их включением в акт об изъятии для уничтожения должны быть созданы сводные описи, которые также передаются на рассмотрение экспертной комиссии предприятия. Решение экспертной комиссии предприятия оформляется в виде протокола. Одобренные комиссией акты об изъятии и сводные описи передаются на согласование экспертно-проверочной комиссии государственного архива (архива госадминистрации или местного совета). После этого акт об изъятии для уничтожения утверждается руководителем предприятия. Только после этого документы могут быть уничтожены.

Но и выполнение субъектом хозяйствования всех перечисленных выше требований не дает ему права уничтожить документы самостоятельно. Субъект хозяйствования может сдать их предприятиям по заготовке вторсырья. Сдаются документы по накладным, в которых указывается вес бумажной макулатуры, сданной на переработку. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов для уничтожения. Эти акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся в архиве субъекта хозяйствования (п. 3.7 Перечня №41, см. также письмо Госкомархива от 01.12.2005 г. №01-1478). Если объем дел для уничтожения незначительный, они могут быть сожжены, о чем делается отметка в акте об изъятии для уничтожения, однако какой объем даже приблизительно можно считать незначительным, нормативные акты не детализируют. К слову, акт об изъятии документов для уничтожения может пригодиться субъекту хозяйствования, к примеру, в случае получения запроса от налогового органа о предоставлении той или иной информации либо истребования документов в ходе налоговой проверки. В такой ситуации отказ налогоплательщика от предоставления соответствующего документа будет выглядеть более убедительно, если к нему будет приложен соответствующий акт об изъятии документов для уничтожения (либо акт (справка) о передаче документов в госархив).

Какими могут быть негативные последствия, если субъект хозяйствования отклонится от установленных сроков хранения документов?

Статья 921 КоАП предусматривает административную ответственность за нарушение законодательства о Национальном архивном фонде и архивных учреждениях, которое может проявиться в халатном хранении, порче, незаконном уничтожении, сокрытии, незаконной передаче другому лицу архивных документов, нарушении порядка доступа к указанным документам, а также несообщение государственному архивному учреждению о наличии архивных документов в случае возникновения угрозы уничтожения либо значительного ухудшения их состояния (см. также письмо Государственного комитета архивов Украины от 22.01.2003 г. №05-75). За указанное нарушение может быть наложен штраф на граждан от 3 до 7 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (далее — ннмдг) (от 51 до 119 грн.) и предупреждение либо наложен штраф на должностных лиц — от 5 до 10 ннмдг (от 85 до 170 грн.). Рассматривают дела и налагают соответствующие административные взыскания суды (ст. 221 КоАП) на основании составленных органами управления архивным делом и делопроизводством админпротоколов (ст. 255 КоАП).

Впрочем, Госкомархив в письме от 06.03.2007 г. №01-321 пришел к выводу, что действующее законодательство устанавливает админответственность за нарушение требований к порядку хранения, а также за незаконное уничтожение исключительно документов Национального архивного фонда. К этому выводу Госкомархив приходил и раньше (см. письмо от 27.12.2004 г. №01-1915), несмотря на то что действующее законодательство дает понятию архивного документа достаточно широкое определение: это документ независимо от его вида, вида материального носителя информации, места, времени создания и места хранения, а также формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится либо подлежит хранению, учитывая значимость для человека, общества или государства либо его ценность для собственника как объекта движимого имущества. Однако, если продолжить мысль Госкомархива, нарушения в отношении документов, не отнесенных к документам НАФ, применения мер ответственности по КоАП повлечь не должны.

Кроме того, нарушение сроков хранения бухгалтерских документов, по мнению Главного контрольно-ревизионного управления Украины, влечет административную ответственность по ст. 1642 КоАП, так как является нарушением установленного порядка ведения бухгалтерского учета (см. письмо от 16.12.2002 г. №02-18/724). Правда, штраф на основании указанной статьи — сфера компетенции органом государственной контрольно-ревизионной службы (ст. 2341 КоАП), а значит, субъекты хозяйствования и их должностные лица, под ее контроль не подпадающие, могут данного штрафа не опасаться.

Куда более серьезные последствия могут наступить, если нарушение допущено в отношении документов, на основании которых ведется налоговый и бухгалтерский учет.

Как известно, налоговый орган может требовать от налогоплательщиков первичные документы, которые используются в бухгалтерском и налоговом учете, другие регистры, финансовую, статистическую отчетность, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы государственной налоговой службы с учетом сроков их хранения. Если сроки хранения еще не истекли, а соответствующие документы налоговому органу не предоставлены, — это может обернуться для налогоплательщика снятием расходов и непризнанием налогового кредита.

В свою очередь, согласно п. 44.3 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности. Если такие документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, либо проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней (п. 44.4 НКУ).

Обратим внимание: предусмотренная Перечнем №41 оговорка о необходимости хранения определенных категорий документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки налогового органа, должна толковаться именно в свете приведенной нормы п. 44.4 НКУ. Иначе говоря, если на момент окончания предусмотренных сроков хранения проверка не начата, документы могут быть уничтожены. Правда, вынуждены предупредить, ранее высшие судебные инстанции исходили из куда более строгого прочтения указанной нормы, подчеркивая, что если сроки хранения документов истекли, но в указанный период на предприятии проверки налоговых органов не проводились, документы не подлежат уничтожению (см., например, определения ВАСУ от 12.03.2009 г. №К-16003/07, от 20.11.2007 г. №К-17039/06, К-34254/06). Похоже, что из аналогичного понимания, игнорируя прямые предписания НКУ, намерены исходить и налоговые органы при проведении проверок (см. Единую базу налоговых знаний, подразделы 020.01, 030.01).

В обратной ситуации, когда проверка проведена, но предусмотренные сроки хранения документов еще не истекли, передавать документы для уничтожения нельзя. Более того, если до момента окончания сроков хранения документов будет снова проведена налоговая проверка, налогоплательщик не может отказать проверяющим в доступе к документам на том основании, что они уже становились предметом проверки.

Уничтожение либо утрата документов, на основании которых ведется налоговый и бухгалтерский учет, ранее установленных сроков может повлечь применение к налогоплательщику штрафа в размере 510 грн., а при повторном в течение года выявлении аналогичного нарушения — 1020 грн. (п. 121.1 НКУ). Данный штраф налагается на самого налогоплательщика. А вот его должностным лицам могут грозить санкции по ст. 1631 КоАП. Штраф может быть наложен судом на основании административного протокола органов государственной налоговой службы в течение трех месяцев со дня составления админпротокола.

———————

{1} — В том числе не будет считаться правомерным уничтожение документов, сроки хранения которых не закончились, по требованию физического лица со ссылкой на законодательство о защите персональных данных.

Елена Уварова, юрист

«Налоги и бухгалтерский учет», 28 мая 2012 года, №43 (1540), стр. 40

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - обратитесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий