Использование факсимиле в практике хозяйственных организаций

факсимиле, факсимильная подпись

Наше предприятие во время отсутствия директора часто использует факсимиле с его подписью. Скажите, какие негативные последствия могут у нас возникнуть в связи с использованием факсимиле вместо оригинальной подписи на документах? Можно ли использовать факсимиле при составлении первичных, кассовых документов?

...

Относительно возможности использования факсимиле с подписью руководителя сообщаем следующее.

 

В соответствии с ч. 2 ст. 207 ГК Украины сделка, которую совершает юридическое лицо, подписывается лицами, уполномоченными на это ее учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства, и скрепляется печатью. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-числовой подписи или иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей (ч. 3 ст. 207 ГК).

В соответствии с абз. 3 п. 5 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовление печатей и штампов, утв. Приказом МВД Украины от 11.01.1999 г. все другие печати и штампы и изделия: пломбираторы, факсимиле, штемпели, бракерувальные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, штампы бирок на продукцию с указанием грузоотправителя, штампы для входящей и исходящей почты, инвентарные штампы для библиотек и т.д. изготавливаются штемпельно-граверные мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно по ходатайствам центральных органов исполнительной власти, других юридических лиц, независимо от организационно-правовых форм и формы собственности и физических лиц, для которых предназначаются эти изделия.

Итак, в нормативно-правовых актах Украины используется термин как факсимиле, факсимильная подпись, однако, определение данному понятию не дается. Не урегулирован также порядок использования факсимильной подписи. Однако, по мнению Госпредпринимательства Украины, субъекты хозяйствования имеют право использовать при осуществлении сделок факсимильные подписи, если действующим законодательством не установлен запрет в отношении использования таких подписей, а также в случае достижения письменного согласия между сторонами сделки по их применению (см. письмо Госпредпринимательства от 12.01.2005). Аналогичный вывод по использованию факсимиле сделан Министерством юстиции в письме от 10.01.2005 г.

В случае использования факсимильных подписей необходимо придерживаться определенной процедуры. В частности, стороны договора, которые используют факсимильную подпись, должны письменно договориться о разрешении на использование факсимильной подписи и обменяться соответствующими образцами оригиналов подписей уполномоченных лиц (ч. 3 ст. 207 ГК Украины). Итак, если невозможно договориться с другой стороной о праве и порядке использования факсимильной подписи, то, на практике, лучше избежать такого способа удостоверения документов. Кроме того, не стоит использовать факсимильную подпись в отношениях с налоговой службой.

Что касается первичных документов (в.т. накладных, актов выполненных работ), то согласно п.2.5. Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. N 883 первичный документ может быть подписан лично, с использованием факсимиле (штампа) или другим механическим или электронным способом.

В то же время использование факсимиле не допускается при составлении кассовых и расчетных (чеки, платежные поручения) документов (письмо НБУ от 30.10.2006 г. N 25-113/2453-11507). Относительно налоговых накладных, которые не являются первичными документами, то согласно п. 18. Порядка заполнения налоговой накладной, утв. Приказом ГНА от 30.05.97 № 165 все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным плательщиком налога осуществлять продажу товаров (работ, услуг), и скрепляются печатью такого плательщика налога – продавца. При этом об использовании факсимиле ничего не сказано. Поэтому, учитывая, что возможность использования факсимиле в данном случае прямо не предусмотрена, подписывать налоговые накладные надо собственноручно. Данную мысль подтверждает письмо Госпредпринимательства от 19.03.2004 № 1699.

Следовательно, за исключением указанных случаев, факсимильная подпись должностных лиц может применяться на любых документах (договорах, актах приема-передачи, счетах и т.д.) в случае, когда между сторонами (контрагентами) существует письменное соглашение (договор) о согласии на использование факсимильной подписи этих лиц при осуществлении совместной хозяйственной деятельности. Также в договоре должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей. Кроме того, факсимильная подпись, должностных лиц по желанию может применяться в хозяйственной деятельности внутри самого предприятия на любых документах (на приказах, распоряжениях и т.д.). Однако это должно быть оформлено соответствующим приказом руководителя об использовании на предприятии факсимиле (с указанием на каких именно документах) или инструкцией, утвержденной руководством.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - обратитесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!