Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В трудовой книжке содержится информация о стаже работы и достижениях в профессиональной сфере владельца трудовой книжки. 48-я статья КЗоТ устанавливает, что  трудовая книжка ведется в обязательном порядке. 29 июля 1993 года Министерства юстиции, социальной  защиты и труда издали совместный приказ №58, которым утверждена Инструкция, предписывающая правила ведения трудовых книжек. Ниже будут описаны правила работы при ведении трудовых книжек на предприятии.

Правила хранения и ведения трудовых книжек

27 апреля 1993 года правительство издало постановление №301, пункт 4 которого указывает, что за организацию хранения, учета и выдачи трудовых книжек отвечает глава предприятия. Другими словами, глава предприятия издает приказ, в котором назначает конкретных людей, которые отвечают за хранение и ведение трудовых книжек. Крупные предприятия обычно используют для этого инспектора по кадрам или же целый отдел кадров. В мелких фирмах ведение трудовых книжек и личных дел сотрудников обычно совмещается с ведением бухгалтерии или другими организационными обязанностями.

При устройстве на работу человек обязан предоставить трудовую книжку, оформление которой должно соответствовать законодательству. Если же для работника это первое в жизни рабочее место или ему надоело работать в Gold Line International, то трудовую книжку ему должны оформить на предприятии. Поэтому кадровый сотрудник должен иметь необходимые чистые бланки трудовых книжек и вкладышей. Приобретение этих документов производится за счет предприятия.

По статусу хранения трудовые книжки соответствуют бланкам строгой отчетности. Поэтому для хранения используется сейф, ящик, сделанный из металла и запирающийся на ключ, и другие места, оборудованные особым образом. В обязанности сотрудника, который отвечает за трудовые книжки, входит ведение двух книг, в которых учитывается:

• наличие бланков трудовых книжек и вкладышей по типовой форме №П-9;
• движение трудовых книжек и вкладышей по типовой форме №П-10.

27 октября 1995 года Министерство статистики издало приказ №277, которым утверждены упомянутые выше типовые формы касательно трудовых книжек.

Нельзя забывать, что, в соответствии с Инструкцией №58 (пункт 2.1),  все записи в трудовых книжках и вкладышах должны быть сделаны на украинском и русском языках, для чего имеются соответствующие разделы.

Правила заполнения вкладышей и выписок из трудовых книжек

Вкладыш в трудовую книжку. Документ предоставляется в том единственном случае, когда в необходимом разделе трудовой книжки уже нет места для записей. Отметка о выдаче вкладыша ставится на титульную страницу книжки, форма отметки – надпись «выдан вкладыш» с указанием номера и серии вкладыша, а также штамп 10 на 25 миллиметров. Вкладыш следует предъявлять только вместе с книжкой. При ведении вкладыша следует придерживаться тех же правил, что и при ведении трудовой книжки.

Выписки из трудовых книжек. Часто сотрудники, ссылаясь на необходимость оформления документов, обращаются к кадровикам с просьбой о временной выдаче трудовой книжки. Согласно Инструкции №58 трудовая книжка может быть выдана только в случае увольнения сотрудника, все остальное время ее надлежит хранить в отделе кадров. Но зато сотрудник может получить заверенную отделом кадров выписку из этого документа. 3 июля 2008 года Министерство труди и социальной защиты выпустило письмо №2022, в котором разъяснены правила выдачи такой выписки.

В соответствии с этими разъяснениями, на титульном листе копии делается надпись «Выписка», и каждая из последующих страниц снабжена печатью компании, датой выдачи  и надписью «С оригиналом сверено», подписанной руководителем отдела кадров, его заместителем или другим лицом, имеющим на это полномочия.

Сотрудники, для которых ведение трудовых книжек обязательно

Все сотрудники, работающие по найму не менее пяти дней, должны обеспечиваться трудовыми книжками, которые ведет отдел кадров, инспектор по кадрам или другое ответственное лицо. Это относится также к сезонным и временным работникам.

Закон №973-IV, регламентирующий ведение фермерского хозяйства (принят 19 июня 2003 года), в свое статье 3 (часть 1-я) указывает, что члены фермерского хозяйства, равно как и его председатель, не считаются наемными работниками. Тем не менее, по закону, трудовая книжка должна вестись и на них.

Не требуется ведение трудовых книжек в следующих случаях:

• если гражданин работает по гражданско-правовому договору;
• если речь идет о частном предпринимателе, который одновременно является и работодателем, и работником. Однако такие предприниматели могут совмещать свою деятельность с работой на каком-либо предприятии по обычному трудовому соглашению. В этом случае ведением трудовой книжки должно заниматься предприятие;
• если гражданин работает по совместительству. Однако, если сотрудник выскажет такое пожелание, в трудовую книжку вносится запись о совместительстве.

Титульный лист трудовой книжки: правила заполнения

Данные, которые должны присутствовать на титульном листе трудовой книжки, таковы:

• фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки;
• день и год рождения сотрудника;
• дата, когда была заполнена трудовая книжка.

Также в трудовой книжке должны присутствовать подпись начальника отдела кадров, либо инспектора по кадрам, либо иного ответственного лица, и подпись самого сотрудника.

Иногда записи в трудовой книжке бывает нужно подправить. Один из таких случаев – смена фамилии владельца книжки. В этом случае Фамилию на титульном листе зачеркивают, а новую фамилию вписывают ниже. Эти изменения должны быть описаны на внутренней стороне обложки трудовой книжки, кроме того приводится ссылка на документальное подтверждение внесенных изменений. Это указание подписывается лицом, отвечающим за ведение трудовых книжек и заверяется печатью предприятия. Образец подобной записи приводится ниже.

Порядок внесения записей в трудовую книжку о приеме, переводе, увольнении

Эти записи вносятся в трудовую книжку по следующим основным правилам:

1. Основанием каждой записи в трудовой книжке должен быть приказ, номер которого и дата издание вносятся в четвертую графу трудовой книжки.
2. Профессия и должность сотрудника в трудовой книжке должна быть записана в соответствии с приказом Госпотребстандарта №375 от 26 декабря 2005 года, который утвердил Классификатор профессий ДК 003:2005.
3. В соответствии с Инструкцией №58 (пункт 2.4), запись об увольнении делается в день увольнения. Что касается записей о переводе и приеме на работу, они должны быть сделаны в течение недели.
4. Все записи о переводе, увольнении и приеме на работу должны быть предъявлены сотруднику, что подтверждается его подписью в Личной карточке напротив копии записи из трудовой книжки. Личная карточка ведется по типовой форме №П-2, которая была утверждена 25 декабря 2009  года приказом №495/656, который совместно выпустили Министерство обороны и Государственный комитет по статистике.
5. Запись об увольнении с предприятия должна быть подтверждена в трудовой книжке печатью организации и подписью лица, отвечающего за ведение трудовых книжек.

Оформление трудовой книжки сезонных работников

Для таких работ используются трудовые договора, заключаемые на определенный срок. При этом, как уже указывалось, должно осуществляться ведение трудовых книжек. Запись о приеме на работу выполняется по обычным правилам, общим с приемом на постоянную работу. 29 мая 2007 года Министерство труда и социальной политики распространило письмо №126/13/133-07, в котором говорилось, что в трудовую книжку не следует заносить упоминания о том, что работа была временной. Тем не менее, указание на временный характер работы должно быть внесено как в заявление о приеме на работу, так и в приказе о таком приеме, а не в трудовой книжке. Окончание срока действия трудового договора, как это оговорено в КЗоТ (статья 36, пункт второй), может быть указана в приказе об увольнении как причина такого увольнения. При этом в трудовую книжку заносится запись следующей формы:

Правила оформления трудовых книжек при работе по контракту

Трудовой договор может быть заключен в форме контракта, где соглашением сторон определяются условия прекращения действия договора, обязанности, права и ответственность сторон договора, а также срок действия соглашения.

Законодательство (КзОТ, статья 21) особо оговаривает те случаи, когда может быть заключен контракт. Как указывает Закон №973 в своей статье 27, контракт, к примеру, может быть заключен при работе в фермерском хозяйстве.

Обычно у контракта есть четко оговоренные временные рамки. При приеме на работу в трудовую книжку вносится обычная запись, в которой ничего не говорится о временных рамках работы. Как указано в КЗоТ (статья 36, пункт второй), срок окончания действия контракта может быть основанием для увольнения сотрудника.

Оформление трудовой книжки про увольнение из фермерских хозяйств

Если работник выходит из состава фермерского хозяйства, или если он увольняется из такого хозяйства, где работал по контракту или трудовому договору, то в его трудовой книжке должна появиться запись о прекращении членства в хозяйстве или об увольнении соответственно. Для подтверждения записи в трудовой книжке должна присутствовать, как это указано в Инструкции №58 (пункт 4.1), печать органа, представляющего в этом месте государственную исполнительную власть, а также подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки.